Wat is een e-mail handtekening en hoe maak je dat?

Je bent het waarschijnlijk al wel eens tegengekomen als je een mailtje krijgt van een bedrijf. Onderaan na de afsluiting van de mail staat een visitekaartje van de persoon met wie je aan het mailen bent. Waarom heeft deze persoon dit staan en wat voor nut heeft dit?

Wat is een e-mail handtekening?

Een e-mail handtekening is een blok tekst of HTML die aan het einde van je e-mail staat. Vaak zie je dit terugkomen met een naam, contactinformatie en liefst van al ook een foto. ‘sent from iPhone’ of ‘sent from Outlook for Android’ zijn eenvoudige voorbeelden hiervan, die we allemaal al wel eens zijn tegengekomen. Alleen is dit de standaard van de app die je gebruikt en heeft de persoon die je mailt er niet veel aan.

Het maakt jou herkenbaar in een berg van mails. Wat jij wil als bedrijf, maar ook als persoon, is herkenbaar zijn voor degene met wie je contact hebt. Je moet zorgen dat ze weten met wie ze communiceren, omdat je dan beter onthouden wordt.

Een e-mail handtekening oogt professioneler dan gewoon jouw e-mail afsluiten door “met vriendelijke groeten”. Het geeft een eerste indruk mee aan de buitenwereld dat je een bedrijf bent dat serieus genomen wil worden en mensen vinden je contactgegevens terug zonder veel moeite.

Waarom zou je een e-mail handtekening gebruiken?

Waarom zou je dit onderaan je e-mails zetten? Als je mail eindigt op ‘met vriendelijke groeten, Herman’ is het toch goed genoeg, zou je misschien denken? Als je gewoon privé stuurt kan dit zeker en vast. Als je professioneel wil overkomen in de businesswereld dan zal je toch best die extra stap nemen. Buiten professionaliteit zijn er nog een tal van voordelen van een e-mail handtekening.

Een e-mail handtekening geeft een persoonlijke touch aan je mails

Mensen kopen van mensen, dit begrip is in onze digitale wereld nog altijd van belang. Het is dan ook de reden dat je vaak een foto ziet terugkomen in zo een e-mail handtekening. Het geeft een gezicht aan de persoon met wie je in contact staat en je begint een soort vertrouwensband te scheppen, ook al heb je niet meer gedaan dan een mailtje sturen.

Mensen kunnen je makkelijker contacteren

Een e-mail handtekening biedt een manier om contact met je op te nemen. Vaak staan hierin de belangrijkste manieren om jou of je bedrijf te contacteren. Zitten mensen met een dringende vraag na je mail, als je telefoonnummer vermeld staat kunnen ze je meteen bellen.

Het maakt je bedrijf herkenbaarder

Nog iets dat je vaak bij een e-mail handtekening ziet is natuurlijk het logo van je bedrijf, mensen zien je logo en herkennen dit achteraf sneller. Nog beter is natuurlijk dat ze jouw gezicht kunnen linken aan het bedrijf.

Leg makkelijk de link met je sociale media

Daarnaast zal het ook een impact hebben op je sociale media. Door je socials te linken gaan mensen waarschijnlijk al eens kijken wat je te zeggen hebt. Stel je bent freelancer of fotograaf, gaan ze direct naar je instagram portfolio gestuurd worden.

Je komt professioneler over

Door onderaan je mails af te sluiten met je e-mail handtekening zal je consistentie creëren in je e-mails. Dit komt ook professioneel over, want er lijkt duidelijk nagedacht te zijn over de branding van je bedrijf.

Kortom, in de digitale wereld wil je als bedrijf professioneel overkomen en een band scheppen met je klanten. Om dit waar te maken kan het een eerste stap zijn. Je schept vertrouwen met mensen terwijl je professioneel overkomt.

Wil je een gratis & professionele e-mail handtekening maken? Dat kan makkelijk met onze tool! Probeer het hier.

Hoe maak je een e-mail handtekening?

Het is vrij eenvoudig, je moet gewoon weten waar je moet zoeken. Dat is jammer genoeg voor elk mailprogramma een beetje anders, maar het principe blijft hetzelfde. Je geeft de handtekening een naam, je vult in wat je wil dat er staat en je slaat het op.

Een e-mail handtekening maken in je mailprogramma

Oké, het is simpel, maar hoe doe ik dit nu specifiek in mijn mailprogramma? Dat is overal een beetje anders, vaak is het gewoon in je instellingen te doen maar dan moet je ze nog vinden. Ik zal je laten zien hoe je dit doet in de meest populaire programma’s.

Gmail

Als je hier een e-mail handtekening wil instellen, moet je eerst naar de instellingen gaan. Die vind je bovenaan rechts op de webpagina, met het tandwiel icoon.

Dan zal je alle instellingen moeten openen door “Alle instellingen bekijken” te klikken. Dit zal je naar een nieuwe pagina sturen met een hele hoop instellingen.

De meeste hiervan kan je simpelweg negeren terwijl je naar onder scrollt. De instelling die je zoekt heet “Handtekening”.

Hier zal hij waarschijnlijk zeggen ‘geen handtekeningen’, tenzij je dit ooit al eerder gedaan hebt. Klik hieronder op “Nieuwe maken” en geef haar een naam.

Ik heb de mijne “Handtekening 1” genoemd, maar je kan dit noemen zoals je wil. Dan kan je instellen wat je van tekst wil gebruiken bv “Met vriendelijke groeten, Robbe Van Dijck”.

Nu kan je haar als standaard instellen voor zowel nieuwe mails als voor het beantwoorden of doorsturen van mails.

Vergeet zeker niet de wijzigingen onderaan de pagina op te slaan.

Als je nu een nieuwe mail begint, zie je onmiddellijk je e-mail handtekening staan.

Apple Mail

Bij Apple mail gaat het iets anders dan bij Gmail. Je begint door linksbovenaan op “mail” te klikken.
Daarna ga je naar de instellingen door op “instellingen” te klikken.

Navigeer vervolgens naar Handtekeningen.

Je zal moeten kiezen voor welk e-mailadres je wil gebruiken, ik deed dit voor Google.

Klik vervolgens op het plus ‘+’ icoontje om een nieuwe handtekening toe te voegen en geef haar een naam.

Je zal direct merken dat Apple hier voor jou een voorbeeld heeft gezet, je kan hier zelf nog aan toevoegen wat je wil.

Dan zal je even in het vak met de verschillende namen van je handtekeningen moeten klikken en Apple zal het nu als standaard instellen.

Stel een nieuwe mail op en je zal zien dat die hier ook op komt.

Outlook

Bij outlook moet je het weer op een andere manier doen.
Begin door naar je instellingen te gaan door rechts bovenaan op het tandwiel-icoontje te klikken.

Dan ga je naar Opstellen en beantwoorden in het instellingenscherm.

Daarna moet je een naam ingeven, ik heb de mijne “handtekening 1” genoemd.

Daarna vul je de boodschap die je wil gebruiken in en druk je op opslaan onderaan.

Je zal merken dat Outlook automatisch jouw nieuwe handtekening kiest als standaard.

Hierbij is het ingesteld en kan je een mailtje sturen.

Een e-mail handtekening maken met een tool (snel & gratis)

Nu weet je hoe je een e-mail handtekening maakt, maar echt professioneel of mooi komt dit nog niet over. Daarom bestaan er tools waar je een hele opmaak mee kan toevoegen.
Er bestaan een tal van tools die je hierbij kunnen helpen. De meeste zijn betalend of je kan ze gratis gebruiken, maar je verkoopt je data dan aan Amerika zoals bij Hubspot.

Wat als ik je vertel dat er ook gratis oplossingen zijn die je data niet verkopen en zelfs niet voor zichzelf houden? De tool ontworpen door Kreatix kan je hierbij helpen. Ze is volledig gratis en maakt dat je niet zomaar betaalt met je portemonnee of je gegevens.

Hoe maak ik een e-mail handtekening online?

Eerst en vooral zal je moeten kijken welke browser je gebruikt. Om de minste problemen te veroorzaken kan je best werken met een browser die werkt op Chromium zoals Google Chrome of Microsoft Edge. Safari kan moeilijk doen als je dit wil kopiëren naar Apple mail.

Vanaf je op de website terecht bent gekomen is het vaak niet meer dan de velden invullen die er gevraagd worden. Ik zal je hier laten zien hoe je dit eenvoudig kan doen met de https://e-mailhandtekening.be/ tool.

Vertel iets over jezelf, je naam, functie en een afbeelding

De voornaamste gegevens die je moet invullen zullen de meeste mensen al van je weten. Maar moet je wel al de gegevens invullen? Nee, het is voldoende om in te geven wat jij denkt dat nuttig is voor jouw bedrijf. Heb je geen vaste telefoonlijn, dan is een GSM-nummer al voldoende. Ik raad je ook zeker aan om een afbeelding toe te voegen. Hierdoor herkennen mensen met wie ze spreken en krijgen ze meer vertrouwen in jou en je bedrijf.

Geef de gegevens van je bedrijf mee

Voor de gegevens van je bedrijf kan je best alles aanvullen zodat je contacten direct zien waar ze je kunnen vinden, online of op locatie. Natuurlijk kan het logo niet ontbreken in de handtekening. Het zorgt voor herkenbaarheid en is goed voor je branding.

Voeg je sociale media links toe

Dit kan je best wel doen. Het zorgt niet alleen voor trafiek op je socials, maar ook voor een goed contact tussen jou en de mensen die je mailt. Om je sociale media toe te voegen hebben we voor jou de meest gebruikte opties toegevoegd waardoor je alleen maar jouw link moet toevoegen. Kijk eens welke opties het beste passen voor jouw bedrijf, zoals LinkedIn voor business of als je een portfolio uitbaat op Instagram kan je deze zeker niet vergeten.

Kan ik mijn e-mail handtekening personaliseren?

Bij onze tool kan je zelf de iconen of tekst van kleur wijzigen, kiezen uit een aantal opties voor lettertypes, lettergrootte en bekijken hoe je sociale media iconen eruitzien. We raden aan om het meer consistent te houden met je branding dan ik nu gedaan heb in het voorbeeld.

Kom al snel professioneel over met een e-mail handtekening

Zoals je nu ziet, is het niet zo ingewikkeld om er zelf één te maken. Het geeft je een boost in professionaliteit en een tal van andere voordelen. Het kost je maximum 10 minuten en je kan er een hele tijd mee verder. Als je interesse hebt in het uitproberen van een e-mail handtekening tool kijk dan zeker eens naar  https://e-mailhandtekening.be/.